令和三年度の税制改正により電子帳簿保存法が改正され、企業や個人事業主の方の帳簿や書類の電子データでの保存・管理が大幅に緩和されました。

今回は、2022年1月1日から施行される改正電子帳簿保存法の概要と、施行に伴って必要な対応について分かりやすく解説します。

本記事でご案内する内容の前提（必ずお読みください）

ご紹介する内容と記載について

本記事で「電子帳簿保存法」という用語は2022年1月1日より施行される内容を指します。「電子帳簿保存法」自体は2022年1月1日よりも前からすでに施行されていますが、本記事は令和三年度の税制改正に伴って「電子帳簿保存法」の改正された内容に絞ってご紹介しています。

また、本記事では「伝わる」ことを前提になるべく簡潔や言葉で表現しており、電子帳簿保存法及びその施行規則等の関連法で用いられている用語を厳密に示したものではない点、ご了承ください。

ご紹介する内容の前提

本記事で対象としているのは、企業及び個人事業主に関係してくる法人税・所得税・消費税となります。

また、税務申告に当たって「正規の簿記の原則」（複式簿記）で記帳を行っているものとして内容を記載しております。

電子帳簿保存法（2022年）で何が変わる？

電子帳簿保存法って何のために制定されたもの？

電子帳簿保存法は「国税関係帳簿書類」の保管に関するルールを定めた法律です。

ここでいう「国税関係帳簿書類」というのは、イメージとして企業や個人の決算やその後の税務申告に関連する書類、とお考え下さい。

上記の図を見て頂くと具体的なイメージが湧くかと思います。

電子帳簿保存法は、これまで紙での保管しか認められていなかったこれらの帳簿や書類を、電子データで保管することが可能になるようにルールを定めたものです。

2. 電子帳簿保存法で何が変わる？

それでは、電子帳簿保存法によって先ほどご紹介した「国税関係帳簿書類」の保管方法がどのように変わるのでしょうか。

分類			これまでの保管	今後の保管
国税関係帳簿	帳簿	データで作成	紙	〇紙に出力 〇作成元のシステム 〇システム出力レポート
		紙・手書き		〇紙
国税関係書類	決算書	データで作成		〇紙に出力 〇作成元のシステム 〇システム出力レポート
		紙・手書き		〇紙 ☆スキャンしたデータ
	取引書類	データで作成		☆オリジナルデータ
		紙・手書き	紙	〇紙 ☆スキャンしたデータ

電子帳簿保存法の施行後、それまで紙でのみ認められていた保管から、電子データでの保管も認められていることがお分かり頂けるかと思います。

なお、電子帳簿保存法が施行されたからといって、これまで紙で保管していたものを電子データで保管しなければならなくなる、というわけではありません。

電子帳簿保存法は、原則として紙で保管が求められている帳簿や書類に関して、特例として電子データでの保管を認める、という趣旨なので電子データでの保管が必須ということではないのです。

逆に、帳簿さえコンピュータで作成することが出来れば、全ての帳簿・書類を電子データで保管することが可能になります。

電子データで保管する場合、紙での保管は不要になります。（ただし、これはあくまでも国税の観点だけの話であって他の法令や法的手続き等で紙の書類が必要になるケースも考えられますので、廃棄される場合には十分ご注意ください。）

なお、次にご説明する事項には注意が必要です。

3. 電子帳簿保存法施行による注意点

   手書きの帳簿はデータ保存できない！

先ほどの表で赤字で示した部分にご注目ください。

ややこしいのですが、「帳簿」に関しては紙や手書き、つまりコンピュータを利用して作成していないものは、決算書や取引書類のように紙をスキャンしてデータで保管することが出来ません。

電子取引は紙での保存ができない！

また、最近では取引上請求書や注文書、領収書や契約書などの電子化が進み、そもそも紙でのやり取りもされない取引も多くなっています。

このように、電子データのみで行われ紙での取り交わしが無い取引書類に関しては、この電子データそのものがオリジナルのものであるため、これをプリントアウトして紙で出力したものを保存することは認められていません。

例えば、メールに請求書のPDFファイルを添付してもらって受領した場合で、紙の発行がされていない場合は、このPDFファイルそのものを電子帳簿保存法に従って保存する必要があります。

一方、請求書を紙とPDFファイルの両方で受領し、紙を正式なものとする場合は上記の表の「電子取引」には該当しないため、紙での保管もしくは紙をスキャンしたデータの保管のいずれでも問題ありません。

電子取引に関する猶予措置

2023年12月31日までは、猶予期間として電子取引であっても保存すべき電子データをプリントアウトしたものを保存し、税務調査等で提示することが出来れば問題ありません。（事前申請も不要）

消費税法上の対応

電子取引に関する取引情報は、法人税・所得税法上は紙での保存が認められなくなりますが、消費税法上は引き続き紙での保存も認められています。

電子帳簿保存法（2022年）に対応するには？

対応が必要になるケース

これまでのご説明（先ほどお示しした表）をまとめると、電子帳簿保存法への対応を検討しなければならないケースは以下の３つのケースになります。

それぞれ対応に必要な条件を見ていきましょう。

CASE1-1：会計システムで作成した帳簿・決算書を電子データで保管する

これまでコンピュータ・システムで作成し、紙に出力していた帳簿や決算書をシステムでそのまま、又はシステム出力証憑（データ）で保管する場合に求められる最低限の要件は以下の通りです。

いかがでしょうか。

簡単に言ってしまうと、システム画面を見るディスプレイとマニュアルがあり、データのダウンロード・出力が可能であればすでにEPRや会計ソフト、SaaS型の会計システムを利用されている企業や個人事業主であれば、基本的に対応のために行っていただく必要があることはほとんど無いことがお分かり頂けるかと思います。

マニュアルに関しては以下の4つが必要になりますので、該当するものが管理されているかご確認ください。システムのマニュアルに関しては、システム内のメニュー（ヘルプガイド等）でも問題ありません。

CASE1-2：紙や手書きの決算書・取引書類のスキャナ保存

「電子帳簿保存法施行規則」には、紙や手書きの「国税関係帳簿書類」を電子データとして保存するための要件が細かく規定されています。

詳細、また厳密な表現ではありませんが必要な対応を具体的にイメージできるよう、簡潔に要件を列挙しましたので下記ご参照ください。

上記の要件の内、赤字の項目について補足して説明します。

タイムスタンプは必要？

書類のスキャナ保存には、電子データとして保存・記録した後に変更が行われていないことを客観的に証明するタイムスタンプ機能が求められています。

ですが、このタイムスタンプ機能を具備しようとすると、外部の第三者機関によるダイムスタンプ証明の導入など対応コスト、負担がかかってしまい、電子データでの保存が普及しません。

タイムスタンプが求められているのは、企業や個人事業主が恣意的に保存記録を改ざん出来てしまってはその電子データが正しく、タイムリーに最新の情報として記録されていることが客観的に判断できなくなってしまうからです。

この「客観性」がキーワードになるのですが、最近では会計システムをはじめ、SaaS型と呼ばれるサービスが広く普及しています。

これはクラウド上にあるSaaS企業（つまり、外部の第三者）が提供するシステムを利用しているので、利用者側の企業や個人事業主がそのシステムを勝手に改変することは実質的に不可能です。

そこで、このようにSaaS企業が提供しているクラウドシステムを利用しており、かつシステム上での記帳・記録日時がログとして正確に残る設計になっていればタイムスタンプ要件が免除されることになりました。

ただし、先ほど列挙したシステム面の要件を全て満たすシステムであること、そして管理体制面の要件にある「一定期間内にスキャンして保管・帳簿記録をつけること」が求められます。

詳細は現在利用している会計ソフトウェアやSaaSのサービス会社にお問い合わせください。

検索機能ってどういうこと？

書類のスキャナ保存に関しては、上記のシステム面での要件があることから基本的には電子データを連動・取込む会計システムの利用が前提になっていると考えられます。

したがって、「検索機能を有していること」というのはスキャンした電子データを取込んだ（帳簿記録をした）会計システムで取引日付等、金額、取引先の少なくとも3つの項目で検索が出来ること、日付と金額で範囲指定出来ること、任意の2つ以上の項目で絞り込み検索ができれば問題ありません。

また、例えばシステム外のエクセル等で別途スキャナ保存した取引記録を管理しており、このシートで検索することでもOKです。

CASE2：電子取引を電子データで保存する

電子取引は紙にプリントアウトしての保存が認められず、電子データでの保存が必須となることから、先ほどご紹介した猶予期間（2023年12月31日）を過ぎた後は全ての企業、個人事業主が対応を行う必要があります。

ですが、対応のハードルは先ほどのスキャナ保存に比べると格段に下がっており、時間や費用をかけずに対応することも可能です。

上記の要件から分かることは、電子取引の電子データ保存に当たってはシステムが無くても対応可能ということです。

「検索機能」については、先ほどご説明した「取引年月日等・金額・取引先」で検索可能なようにエクセルシート等で管理簿を付けるか、シートを作るまでもなくファイル名にこれらの情報をルール化して記載しておけば問題ないとされています。

また、「改ざん防止のための事務処理規程」については国税庁からサンプルが公開されていますので、こちらを参考に作成すればシステムは不要です。

 紙か電子データか

電子データによる保存のメリットとは？

令和三年度の税制改正に伴う「電子帳簿保存法」の改正で、電子データの管理保存への切替えのハードルが大きく下がり、ますます多くの企業や個人事業主が紙での保存から電子データへの保存へと舵を切ることが予想されます。

電子データによる保存でのメリットは、例えば下記のような事項が考えられます。

オール紙、もしくはオール電子データ

これまでご紹介してきたように、「電子帳簿保存法」はあくまでも原則的には紙での保存に対して特例的に電子データでの保存を可能にした法令という位置付けになっています。

一方、ご説明した通り電子取引に関しては今後紙での保存は認められなくなります。

企業や個人事業主の中には、これを機に全て紙での保存、もしくは電子データに保存することを検討されている方も多いかと思われますが、電子取引を考えると、全て紙での保存で統一する場合、電子取引を行っている取引先に紙での取引を認めてもらうなどの交渉が必要になります。

ですが、今後電子取引が増加し、一般的になってくるとこれを紙での取引に代えてもらうことの取引コストや難易度は徐々に上がっていくものと考えられます。